La mañana de este lunes 10 de febrero, la Unidad Estatal de Protección Civil de Colima lanzó una convocatoria en la cual solicita personal para laborar en la dependencia.
Las vacantes a ocupar son las de:
- Recepcionista
- Secretaria/o particular de la Dirección General
¿Cuáles son los requisitos?
De acuerdo con la Unidad Estatal de Protección Civil de Colima para el puesto de recepcionista es necesario:
- Tener entre 23 a 40 años de edad
- Conocimiento de: archivo, redacción de documentos, ortografía, administración
- Nivel mínimo de estudios: Bachillerato
- Dominio de inglés medio
- Uso del equipo de cómputo y manejo de las aplicaciones de Office
- Disponibilidad de horario
- Buena presentación
- Tener principios y valores: responsabilidad, lealtad, imparcialidad, eficiencia, confidencialidad, compromiso, honestidad, organización, puntualidad
- Habilidades para: ser organizado y capaz de manejar el tiempo de forma eficaz, altos niveles de iniciativa y flexibilidad, capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos, autoridad y confianza, comunicación asertiva, autonomía, buen trato, criterio propio, constante aprendizaje
- Interés sobre temas de la institución para la eficiencia del área que asistirá
- No estar sujeto a un procedimiento penal o administrativo
En tanto para el puesto de secretaria/o particular de la Dirección General, la Unidad Estatal de Protección Civil de Colima señaló que es necesario:
- Tener una edad entre los 25 a 40 años
- Formación académica de secretaria ejecutiva o a fin
- Conocimiento de: archivo, redacción de documentos, ortografía, administración, finanzas
- Licenciatura
- Con experiencia (preferentemente)
- Dominio de inglés avanzado
- Uso del equipo de cómputo y manejo de las aplicaciones de Office
- Disponibilidad de horario y sin inconvenientes para salidas laborales dentro y fuera de la entidad
- Buena presentación
- Principios y valores como: responsabilidad, lealtad, imparcialidad, eficiencia, confidencialidad, compromiso, honestidad, organización, puntualidad
- Habilidades como: alta tolerancia al estrés y presión, organizado y capaz de manejar el tiempo de forma eficaz, altos niveles de iniciativa y flexibilidad, capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos, autoridad y confianza, comunicación asertiva, autonomía, buen trato, criterio propio, constante aprendizaje
- Interés sobre temas de la institución para la eficiencia del área que asistirá
- No estar sujeto a un procedimiento penal o administrativo
¿Cuáles son las funciones a desempeñar?
Dentro de la convocatoria, la Unidad Estatal de Protección Civil de Colima señaló que las funciones a desempeñar en el puesto de recepcionista son:
- Llevar y dar cuenta de la correspondencia, llamadas telefónicas, correos electrónicos y atención ciudadana, turnando a las áreas orgánicas respectivas de la UEPC, así como, dependencias concernientes para su atención los asuntos de su competencia.
- Elaborar y presentar a la Dirección General para aprobación, los proyectos de respuesta de la correspondencia oficial recibida, para dar solución oportuna a los asuntos tratados.
- Responder, registrar y devolver llamadas de teléfono, así como de proporcionar la información básica si es necesaria.
- Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documento.
- Administrar y actualizar el directorio.
- Recibir y responder diariamente a los emails, notificaciones, avisos o certificados.
- Turnar correspondencia al área correspondiente.
- Mantener la seguridad siguiendo los procesos y el control de acceso.
- Las demás que señalen las leyes, reglamentos, otras disposiciones jurídicas vigentes en la materia, y su superior.
En el puesto de secretaria/o particular de la Dirección General de la Unidad Estatal de Protección Civil de Colima, las funciones a desempeñar son:
- Prestar al Director General de la UEPC el auxilio que en lo personal requiera para el desempeño de su cargo.
- Llevar y dar cuenta al Director General de la UEPC, la correspondencia, llamadas y correos electrónicos, oficial y particular (misma que se interacciona con la recepcionista), turnando a las áreas orgánicas respectivas de la UEPC, así como, dependencias concernientes para su atención los asuntos de su competencia.
- Elaborar y presentar al Director General de la UEPC, para aprobación, los proyectos de respuesta de la correspondencia oficial recibida, para dar solución oportuna a los asuntos tratados.
- Elaborar la agenda diaria del Director General de la UEPC, y registrar para control los compromisos contraídos por este, informándole con oportunidad de las modificaciones que se presenten.
- Presentar al Director General de la UEPC, mecanismos de control y seguimiento a sus acuerdos y decisiones, así como, a las solicitudes recibidas en la institución, que permitan contar con información confiable y oportuna para la toma de decisiones.
- Presentar al Director General de la UPEC, el avance en los asuntos, acuerdos, peticiones, canalizadas y atendidas por la institución.
- Coordinar la atención adecuada de visitantes nacionales y extranjeros, así como, a funcionarios federales, estatales y municipales.
- Coordinar las acciones que indique el Director General de la UEPC, con las dependencias y entidades de la administración pública.
- Informar permanentemente al Director General de la UEPC, del desarrollo, atención y seguimiento de las actividades encomendadas.
- Coordinar con la Dirección de Operaciones y Dirección de Administración y Finanzas de la UEPC las giras de trabajo y logística.
- Establecer comunicación permanente con las dependencias federales, estatales, municipales, organizaciones sociales, etc.
- Coadyuvar en la planeación, organización y ejecución de las reuniones de trabajo internas y externas.
- Administrar y actualizar el directorio.
- Registrar para control y seguimiento, las llamadas telefónicas, mensajes en correo electrónico, y en cualquier otro medio dirigidos al Director General de la UEPC.
- Desempeñar las funciones y comisiones especiales que el Director General de la UEPC le confiera y mantenerlo informado sobre el desarrollo y ejecución.
- Coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades asignadas a cada una de las áreas que conforman la UEPC.
- Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documento.
- Acompañar al Director General y atender asuntos que le indique para el desempeño de su cargo.
Si requieres mayor información sobre la vacante de recepcionista, consulta este link.